弊社でも新型コロナウイルス対策で事務職が4/16からテレワークを始めてから、早くも１カ月以上がたちます。本社のある大阪では5/23から一部業種以外は大阪府による休業要請も解除されるようです。
ですが、まだまだ安心できるまでには至らず、弊社では５月末まで内勤者はテレワークを続けることにしました。
でも、今回テレワークをして分かったことが。
今までは、すぐそばに事務職の人がいてくれたので気軽に何でもお願いできたことが、その都度、携帯で連絡しなければならない煩わしさ。
でも、しばらくするとSkypeを利用してハンズフリーで会話できることが解ったり、デスクトップをコピーして、また写真をSkypeで共有して打合せできたりと新しい発見が、利用できる数々が日々見つかっています。
また、営業職は出勤しているのですが、コロナ対策で密を避け、各フロアーに分散しているのですが、今までは事務職の人たちが優先的に受けてくれていたのであまり気にならなかった、外線電話を各担当者に回す煩わしさ。
そこで、弊社ではもともとCTI(ビジネスフォンとコンピューターの連携)を取り入れているのですが、充分に使用されていないことに気づき、ビジネスフォンの電話帳機能でかけていた電話すべてをパソコン上からかけられるようしてみました。
すると、営業担当者がかけた電話に折り返しもらったお客様が、誰がかけたのか着信時に解るようになりとても便利に。
テレワークになったことで業務の効率化を図ることに、日々取り組むこととなりました。
弊社では、業務の自動化・効率化に取り組み、日々業務のプログラム化を推進しています。
これにより、業務の人的ミスを減らし、生産性向上や労働時間の削減ができてきました。
さらに、業務プログラム化による業務品質の向上を図り、お客様へのサービス向上にもつなげていきます。
去年(2022)の4月からは社内の書類については電子化を始めていましたが、本年(2023)１月からは、電子保存法にも対応すべく、
お客様への書類の電子化を始めました。
弊社の建物管理業務については、今まで毎月書類により家主様に家賃精算等の書類をお送りしていましたが、
来年(2024)からの電子保存法による電子化にも対応すべく本年１月より電子化して発行することとさせていただきました。
これによりお客様は紙での保存が必要なくなり、弊社も書類の発送という業務がなくなり効率化を図らせていただいております。
とは言え、まだまだ書類のほうが良いとのお客様もありますので、当分は書類でお送りすることも続くかと思いますが、将来を見据えて書類発行希望の方に対しても電子化保存で対応することとしました。
弊社でも去年(2022)4月から社内書類の電子化を始めたことで、書類を探すという作業が瞬時にできるようになりました。
当社は、今後も業務自動化・効率化を進め、働き方改革・社員の満足度向上とともに、企業価値の向上を目指してまいります。