４月から、本格的に経理書類の電子化、社内書類の電子化に取り組んでいます。
参考にできるものかは解りませんが、弊社での現状電子化の取り組みの具体例を下記に記します。

電子化することにあたり、第一に考えたことは、既存にあるシステムを利用して安価でかつ、スピーディにできること。

弊社では、microsoft365を利用して、クラウド上のSharePoint、ドキュメントライブラリに電子化書類を保存することとしました。

そして第１番目に決めたことは、保存文書ファイル名の形式です。

受領した請求書であれば
20220401-請求書-●●(株)-●●新築工事_塗装工事-550,000.pdf
請求書発行日付-発行会社名-大項目と内容-金額(カンマ付、税込み金額).pdf

保存契約書であれば
20220401-建物賃貸契約書-●●(株)様_●●(株)様-1,100,000.pdf
契約締結日-契約書種類-貸主様名-借主様名-賃料金額(カンマ付、税込み金額).pdf
としました。

受領経理書類については内部保存書類のため敬称略としましたが、外部送信される書類については敬称付きとすることとしました。

電子化に取り組むこととなって、まだ２か月ですが、電子化の最大の目的は検索スピードのUPであるかと思います。
上記のようなファイル名とすることでファイル名から検索がスピーディにできます。

microsoft365　SharePointは1TBの容量があります、１文書平均400バイトとすれば単純計算では250万枚保存できることとなります。
いかに検索しやすいかが決め手となるものと思います。
また、電子化したファイルを決裁者のフォルダーに入れadbe Acrobat Reader DCの署名(jpg印影を押印)機能を利用して押印する検印機能も利用することとしました。

Acrobat Reader DCにしたのは押印した後保存すると、印影が貼り付けられ編集できない形式となります。
これはこれで便利ですが、印影のスケールが一定とならない為、１ファイル内に複数の押印するに手間がかかります。
よって、現状ではpdf形式の印影が連打できるjustpdfに軍配が上がりそうです。・・・ただし、編集ができてしまうことが難点。

また、microsoft365 SharePointを使うことで文書管理機能でバージョン管理が行えます。
保存した人、編集した人の経歴がすべて分かります。以前は間違えて削除してしまい誰がいつしたのか分からないこともありましたが、ごみ箱を見れば誰が作成した文書で誰がいつ削除したかも、また、復元も簡単にできることとなりました。

今後は文書電子化でキャビネットから書類を探すこと、また、文書保存の為のスペース確保も必要なしとなることでしょう。