４月から、本格的に経理書類の電子化、社内書類の電子化に取り組んでいます。
参考にできるものかは解りませんが、弊社での現状電子化の取り組みの具体例を下記に記します。
電子化することにあたり、第一に考えたことは、既存にあるシステムを利用して安価でかつ、スピーディにできること。
弊社では、microsoft365を利用して、クラウド上のSharePoint、ドキュメントライブラリに電子化書類を保存することとしました。
そして第１番目に決めたことは、保存文書ファイル名の形式です。
受領した請求書であれば
20220401-請求書-●●(株)-●●新築工事_塗装工事-550,000.pdf
請求書発行日付-発行会社名-大項目と内容-金額(カンマ付、税込み金額).pdf
保存契約書であれば
20220401-建物賃貸契約書-●●(株)様_●●(株)様-1,100,000.pdf
契約締結日-契約書種類-貸主様名-借主様名-賃料金額(カンマ付、税込み金額).pdf
としました。
受領経理書類については内部保存書類のため敬称略としましたが、外部送信される書類については敬称付きとすることとしました。
電子化に取り組むこととなって、まだ２か月ですが、電子化の最大の目的は検索スピードのUPであるかと思います。
上記のようなファイル名とすることでファイル名から検索がスピーディにできます。
microsoft365 SharePointは1TBの容量があります、１文書平均400バイトとすれば単純計算では250万枚保存できることとなります。
いかに検索しやすいかが決め手となるものと思います。
また、電子化したファイルを決裁者のフォルダーに入れadbe Acrobat Reader DCの署名(jpg印影を押印)機能を利用して押印する検印機能も利用することとしました。
Acrobat Reader DCにしたのは押印した後保存すると、印影が貼り付けられ編集できない形式となります。
これはこれで便利ですが、印影のスケールが一定とならない為、１ファイル内に複数の押印するに手間がかかります。
よって、現状ではpdf形式の印影が連打できるjustpdfに軍配が上がりそうです。・・・ただし、編集ができてしまうことが難点。
また、microsoft365 SharePointを使うことで文書管理機能でバージョン管理が行えます。
保存した人、編集した人の経歴がすべて分かります。以前は間違えて削除してしまい誰がいつしたのか分からないこともありましたが、ごみ箱を見れば誰が作成した文書で誰がいつ削除したかも、また、復元も簡単にできることとなりました。
今後は文書電子化でキャビネットから書類を探すこと、また、文書保存の為のスペース確保も必要なしとなることでしょう。
令和４年１月１日から施行された電子帳簿保存法の改正で「スキャナ保存」が容易にできるようになりました。
数年前から紙での保存から、スキャナー保存できないかと管轄税務署法人税課にも尋ねていましたが、
1.タイムスタンプがいる。
2.事前承認が必要。
3.適正事務処理要件が必要。
と言われ、複雑で費用もかかる為、電子化することに踏み切れませんでした。
しかし、今年からの改正によって、
1.のタイムスタンプについては削除できないシステムにすることで対応でき
2.3.については廃止となったことを知り、また請求書、領収書等それも受領したもの、発行したものいずれも容易にスキャナ保存できることが解りました。
慌てて弊社でも今年から請求書、領収書等のスキャナー保存をすることとし、社内でシステムを組むこととしました。
国税局の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】は大変役に立ちました・・・ご参考まで。
本日は弊社で取り組んでいる、業務効率化のご紹介です。
営業担当者全員に本年(2021年)12月よりiphone13を支給しました。
内勤の人にも全員iphoneを支給。
弊社で作成したiphoneアプリを営業担当者が同一の環境で利用できるようにする為です。
現在、弊社で作成し利用しているものは以下の3件です。
三基建設ではこのように業務効率化を図り、
お客様にサービス提供できるまでの時間の短縮化に日々努力しています。
弊社では入社順、当番制で、朝８時５５分から５～１０分の朝礼をしています。
その中で最近の半年間はホームページの改善をテーマにとして、毎日改善をしています。
今回は、複数地域の一括検索ができるように改善しました。
弊社では、ホームべージを自社で運営、プログラムの更新をおこなっています。お客様がより使いやすいよう日々改善に努めていますがまだまだ不充分であると思います。 ご意見あれば何なりとお申し出ください。
出来る限り対応いたします。
複数地域の検索 関西賃貸
https://www.sankikensetsu.co.jp/souko/
複数地域の検索 関東賃貸
https://www.sanki.cc/
複数地域の検索 関西売買
https://www.sankikensetsu.co.jp/tochi/
複数地域の検索 関東売買
https://www.sanki.cc/tochi/
通常売買契約書では「引渡し日の前日までの分を売主が、引渡し日以降の分を買主がそれぞれ負担する。」となっていることが多いと思われますが、
弊社は本社が大阪市(関西)にあり、東京店(関東)があることから土地・建物の売買契約において固定資産税・都市計画税の清算起算日に注意しています。
関東では１月１日が殆ど、関西では４月１日とされることが通常だからです。
尚、この固定資産税・都市計画税の清算金については税務上は売買代金の一部であり、支払い時一括経費になりません。
・・・不動産業者の方でもご存じない方もよく見受けられます。
消費税法上は[不動産の譲渡対価の一部を構成するもの（対価として収受し、又は収受すべき一切の金銭）として課税の対象となります。]
かといって通常固定資産税・都市計画税の清算に更に消費税を付加して請求することまでは通常しませんが、私の数十年の取引の中で、
建物固定資産・都市計画税の清算金に対する消費税を求められた経験も一度だけありました。
ご参考まで。
2020年4月からテレワークをはじめ１年半が経ちました。
現在も、内勤は原則テレワーク、営業職は各フロアーに分散し、仕事をしています。
テレワークになったことで社内での時間の使い方、考え方も変わってきました。
私も以前は20時、21時過ぎまで仕事をすることも多々ありましたが、現在は18時45分には
パソコンが自動シャットダウンする設定にした為、その時間を過ぎてまで仕事をすることは無くなってきました。
それどころか、以前は原則全員が帰った後に帰宅することが、創業以来の癖のようになっていましたが、
現在は18時を過ぎればなるべく帰ることとしてます。
これによって、出社している人も帰りやすくなったよう。。。
ただし、月１回のブログ更新を去年から全員のノルマと決めたので、
今回のブログは朝７時に書いています。
弊社でもコロナ禍、事務職のテレワークが始まったのは去年2020年4月からもう１年半となりました。
テレワークになって、いかにパソコン仕事の多いことに気づかされ、仕事の効率化を考える日々が続いています。
現在では、各自のパソコンは8時に自動起動、18時45分に自動シャットダウンする設定にしています。
また、日々繰り返し作業についてはプログラムを組んで自動処理することに切り替え、
捺印作業もできるだけ無くし、支障のない書類については最初から印影を印刷することとしました。
また、今までは自社でプログラムを組んで解決していた効率化についても、作成時間を考え外注または
市販のソフトの利用もすることとしました。
すると、弊社が一番大切にすべき仕事は、「お客様の為に考えること」と改めて気づかされています。
現在弊社は、倉庫・工場の賃貸、売買の仲介業務がメインとなっていますが、他社ができないところまで
お客様の立場になり考え抜き、より安全な取引。思い違いによるトラブルが発生しない様、細心の注意を
払って業務をしなければと再認識しています。
そんな中、弊社では宅建士2名による契約書チェックも徹底することとしました。
また、土地家屋調査士事務所も併設、本年は測量士補も３名取得しましたので、売買代金１億円以上の
土地売買契約にあたっては、通常不動産業者ではしない、現地確認測量まで行うこととしました。
弊社では、倉庫・工場・営業所の賃貸物件のご紹介、売物件のご紹介をしていますが、
ご依頼人の、希望エリアに既存物件が見つからない場合には、ご依頼人の希望条件に基づき、
現地調査、 不動産登記情報の取得を行った上、所有者の方に直接営業をかけることを行っています。
希望地域での倉庫新築については、現在高槻市でヤマト運輸(株)様の宅急便センターを建築中です。
ヤマト運輸(株)様の宅急便センター新築工事は、これで４０件以上となります。
ヤマト運輸(株)様がご希望の建物は敷地面積に対して配達車駐車場の比率が多く、既存物件ではなかなか
条件に合う物件が無く、結果いつも希望エリアをご指定いただき、弊社が土地所有者に直接営業を
かけさせて頂く注文建築の形式をとらせていただいております。
また、先月６月(2021年)完成となった、(株)スター精機様の大阪支店建設にあたっては、
土地の購入に関する仲介から、建設まで一貫して、ご依頼をいただき無事にお引渡しすることが出来ました。
本当にありがとうございました。
弊社では、ご希望条件に合う物件が既存の情報の中でどうしても見つからない場合には、ご希望条件に合う土地を
現地調査、 不動産登記情報の取得を行った上、MAP上にプロットし、ご依頼人に確認の上、
営業をかける注文仲介※も行っています。
是非、注文仲介※のご依頼もお待ちしております。
当然のことながら仲介ですので成功報酬です。現地調査、 不動産登記情報の取得を依頼人の為に行ったからと言って、
事前承諾なく手数料等請求することはありません。・・・成約時には規定の仲介手数料を請求させていただいております。
また、現在弊社にご依頼頂いている情報は下記からご確認いただけます。
土地有効利用をお考えの方、空き物件をお持ちの方是非ご利用ください。
求む！貸倉庫・貸工場 こんな物件探しています！ – 三基建設／貸倉庫・貸工場検索サイト (sankikensetsu.co.jp)
※注文仲介とは三基建設内での表現であり一般的な言葉ではありません。
意外に不動産業者の方であっても知らないこと。
また、結構忘れがちなこととして、都市計画法施行規則第20条で前面道路の規定があります。
これは、開発申請が必要な場合で、1,000㎡以上の土地に住宅以外の建物を建築する場合には前面道路9M以上必要となることです。
都市計画法施行規則
（道路の幅員）
第二十条 令第二十五条第二号の国土交通省令で定める道路の幅員は、住宅の敷地又は住宅以外の建築物若しくは第一種特定工作物の敷地でその規模が一千平方メートル未満のものにあつては六メートル（多雪地域で、積雪時における交通の確保のため必要があると認められる場合にあつては、八メートル）、その他のものにあつては九メートルとする。
何故この条項を忘れるかと言えば、各市毎の基準により、道路幅員を、それ(9m)以下と定めてある場合があるからだと思います。
この都市計画法法施行規則第20条の規定は、各市によって緩和規定があったりする為、実務でうっかり調査忘れすることもありますので注意が必要です。
また、開発行為に当たらなければ適用もない為、更にうっかり調査忘れとなる場合があります。
土地購入時にはチェックが必要な条項の一つです。
弊社では８時３０分に出勤し全員で掃除をすることとしていましたが、
テレワークの継続、出社時間の見直しにより、本年５月から９時出勤としました。
勤務時間は９時から１７時３０分。朝９時から１０分は朝礼です。
朝の一斉掃除は大変良かったのですが、働き方改革、環境整備として実行することとしました。
掃除は今後とも続ける為、勤務時間内月8回、各自15分の清掃をすることとします。
また、更なる勤務時間内の業務の効率化を図っていかなければと思います。
東京店についても出店15年を迎え、心機一転、事務所移転をすることにしました。
５月１４日からは新事務所。
移転先は東京都千代田区大手町1-6-1 SPACES大手町 電話番号は同じ03-5200-0999(代)
今回初めてレンタルオフィスとしました。
専用スペースは５席ですが、来客打ち合わせスペースも広々としており、賃料はUPとなりましたが
東京駅からも近く、快適に仕事ができそうです。
また、キャビネットも持ち込まないとしため、書類の電子化も一気に進むものと思います。
写真は共用ラウンジスペースです。
去年から始めた当番制での土曜、日曜日出勤。
(弊社では従来から月１回の土曜日出勤となっていたものを当番制で振替えたもので出勤日数は変わっていません)
思ったよりもお客様からの反響があり、今後も継続する予定です。
働き改革とお客様へのサービス向上。
両方を求めて今後も頑張っていくこととします。